شاید بتوان گفت که یکی از مهم‌ترین مواردی که در حوزه کار و فعالیت‌های مختلف باید مد نظر مدیران قرار گیرد، این است که تسویه حساب پرسنل به درستی انجام شود. تسویه حساب باید تماماً مطابق با اصول و قوانین باشد و به هیچ عنوان نباید بدون ثبت، این فعالیت انجام شود. در واقع، فرم تسویه حساب پرسنلی فرمی است که مدیران سازمان با توجه به آن اقدام به ثبت پرداختی‌های پرسنل می‌کنند. در این مطلب همراه ما باشید تا به تمامی اطلاعات پیرامون این فرم بپردازیم تا شما عزیزان بتوانید بیشتر با این فرم و اهمیت آن در سازمان‌ها آشنا شوید.
منظور از تسویه حساب چیست؟
تسویه حساب عبارتی است که برای تعریف مرحله نهایی انجام خدمات استفاده می‌شود. فرد با نوشتن قراردادی بین خود و کارفرما وظیفه دارد که به ارائه خدماتی که از وی خواسته شده است، بپردازد و در مقابل این خدمات، مبلغی را دریافت کند. در واقع، عبارت “تسویه حساب” فرایند پرداخت پولی را توصیف می‌کند که بابت انجام کاری به شخصی یا مؤسسه‌ای تعلق می‌گیرد.
همچنین این عبارت هنگامی استفاده می‌شود که در مورد پرداخت مالی یک خرید و فروش صحبت می‌کنیم. تسویه حساب در تجارت نیز به کار می‌رود و به مجموعه اقداماتی اشاره می‌کند که مرحله انتهایی پروژه است. به طور کلی، این اتفاق در تجارت چند روز پس از انجام معامله رخ می‌دهد. پس از موفقیت‌آمیز بودن تسویه، همه طرف‌های معامله از تعهدات خود رها می‌شوند، مگر این که قرارداد برای بار دوم تمدید شود. حال که اطلاعات کاملی در رابطه با عبارت تسویه حساب به دست آوردید، به سراغ فرم تسویه حساب پرسنلی و مفهوم این عبارت در یک سازمان می‌رویم.
منظور از تسویه حساب پرسنلی چیست؟
در عنوان قبلی معنای عبارت تسویه حساب در شغل‌ها و زمینه‌های متفاوت را بیان کردیم. حال اگر بخواهیم به عبارت تسویه حساب در حوزه پرسنل بپردازیم، باید از دیدگاه رئیس و کارکنان به این موضوع نگاه کنیم. در یک سازمان تعداد بسیار زیادی پرسنل مشغول به کار هستند که هر کدام وظیفه خاصی را بر عهده دارند. کارکنان همگی برای رساندن سازمان به هدف مشخصی فعالیت می‌کنند.
در مقابل، مدیران سازمان نیز به فعالیت و مدیریت کارکنان می‌پردازند. مدیران که در صدر دسته‌بندی سازمان قرار می‌گیرند، فرمی به نام فرم تسویه حساب کارکنان را تنظیم می‌کنند و آن را به دست بخش حسابداری می‌دهند تا از این بخش به روند تسویه حساب کارکنان رسیدگی شود. اعضای سازمان همگی در یک تاریخ مشخص، تسویه حساب خود را بابت کاری که در یک بازه زمانی مشخص انجام داده‌اند، دریافت می‌کنند.
نوع دوم تسویه حساب به معنای تسویه حساب کلی و همیشگی با پرسنل است. این موضوع برای زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که شخص قصد دارد، برای همیشه روند همکاری خود با سازمان را قطع کند. در این صورت، فرم تسویه حساب پرسنلی با مضمون اتمام همکاری برای این شخص تنظیم و صادر می‌شود تا پس از بررسی‌های مربوطه، واریزی انجام شده و روند همکاری با این شخص قطع شود.
تسویه حساب با کارگر در چه مواردی انجام می شود؟
سؤالی که همواره برای افراد به وجود می‌آید، این است که تسویه حساب با کارگران یک بخش در چه مواردی صورت می‌گیرد. اگر بخواهیم به طور دقیق به این موضوع بپردازیم، باید بگوییم که برای تسویه با کارگر در ابتدا باید یک قرارداد بین کارگر و سرکارگر یا مهندس و هر فردی که به عنوان ناظر کار است، نوشته شود. در این قرارداد باید به صورت کاملاً واضح و با بیانی صریح گفته شود که تسویه حساب به چه صورت است و سپس این قرارداد با امضای کارگر و ناظر برسد.
حال تسویه حساب می‌تواند در قبال موارد زیر با کارگر انجام شود:
حالت اول – تسویه حساب در قبال فعالیت انجام شده توسط کارگر
حالت اول زمانی است که یک فرم تسویه حساب پرسنلی برای کارگر تنظیم شده و در آن تمامی فعالیت کارگر در یک بازه زمانی مشخص قید می‌شود و این فعالیت‌ها در انتهای صورت حساب ارائه می‌شوند. کارگر پس از مطالعه این موارد و تأیید آن‌ها هزینه آن‌ها را دریافت می‌کند. پس از پرداخت هزینه، کارفرما هیچ بدهی نسبت به کارگر ندارد.
حالت دوم – تسویه حساب برای اتمام کار
گاهی اوقات باید پروژه در حین انجام متوقف شود یا مشکلاتی بین کارفرما و کارگر پیش می‌آید که منجر به جدایی این دو از یکدیگر می‌شود. از این رو، فرم تسویه حساب پرسنلی برای اتمام کار تنظیم می‌شود و پس تأیید آن پرداختی لازم صورت می‌گیرد و در این صورت نیز کارفرما هیچ بدهی نسبت به کارگر ندارد.
نحوه صحیح تسویه حساب با کارگر
یکی از دغدغه‌هایی که همواره گریبان‌گیر کارفرمایان بوده، این موضوع است که چگونه به نحو درستی تسویه حساب کارگران را انجام دهند. در ابتدا باید بگوییم که برخلاف آنچه بسیاری از کارفرمایان فکر می‌کنند، این کار آن‌قدرها هم سخت نیست، تنها لازم است که نکاتی را در این بین مد نظر خود قرار دهند تا بتوانند بهترین اقدام را داشته باشند.
اولین قدم برای تسویه حساب کارگران، تنظیم یک فرم تسویه حساب پرسنلی است. در این فرم شما تمامی حقوق و مزایایی را قید می‌کنید که کارگر باید در یک بازه زمانی مشخص دریافت کند. این گفته به آن معنا است که باید تاریخ دقیق، مبلغ دقیق، کسری دقیق و علت آن (در صورت وجود کسری)، میزان ساعات کار، حضور یا غیبت کارگر در روزهای کاری و مرخصی‌های قانونی یا مانده مرخصی‌ها را در این فرم قید کنید. در صورت وجود فرزند نیز می‌توانید حق اولاد را نیز لحاظ کنید.
پس از تنظیم این فرم، مبلغ به صورت حروف و عدد نوشته می‌شود و با امضا و مهر حسابداری به دست کارگر می‌رسد. اگر کارگر با مشاهده آن اعتراضی داشته باشد، می‌تواند آن را مطرح کند. در مرحله بعد، مبلغ معادل برگه تسویه حساب برای کارگر واریز می‌شود.
در این مرحله به کارفرمایان توصیه می‌شود تا واریزی از طریق شماره حساب و پرداخت بانکی صورت گیرد؛ زیرا گاهی اوقات شاهد انواع مشکلاتی هستیم که در زمینه پرداختی‌ها بین کارفرما و کارگر به وجود می‌آیند. لذا پرداخت بانکی سند دقیقی است که نشان می‌دهد در چه تاریخ و چه ساعتی واریز انجام شده است.
مراحل تسویه حساب با پرسنل
قطعاً می‌دانید که هر سازمان می‌تواند مراحل متفاوتی را برای تسویه حساب پرسنل خود داشته باشد. ما در این قسمت قصد داریم، مراحل تسویه حساب استاندارد و عمومی با پرسنل را به شما ارائه دهیم.
مرحله اول: بررسی وضعیت حضور پرسنل در مجموعه
امروزه تمامی مجموعه‌ها دارای یک دستگاه به نام دستگاه حضور غیاب هستند که با توجه به اثر انگشت افراد حضور و غیاب آن‌ها را به صورت سیستمی انجام می‌دهد. در مرحله اول تسویه حساب، کادر حسابداری ابتدا باید به بررسی وضعیت حضور پرسنل در مجموعه بپردازد. این بررسی شامل ساعت ورود، ساعت خروج، میزان مرخصی ماهیانه و تأخیر ورود یا اضافه کاری است.
مرحله دوم: بررسی مساعده‌های دریافتی
این امکان برای برخی از پرسنل وجود دارد که در بین ماه و زمانی که هنوز تاریخ تسویه حساب نرسیده است، مساعده‌هایی را از حسابداری دریافت کنند. مرحله دومی که بخش حسابداری باید به آن توجه داشته باشد، بررسی مساعده‌های دریافتی و کسر آن‌ها از حقوق ماهیانه است.
مرحله سوم: ثبت اطلاعات برای ارسال به رئیس مجموعه
پس از این که تمامی موارد مربوط به تسویه حساب پرسنل انجام شد، فرم تسویه حساب پرسنلی صادر شده و برای تأیید نزد رئیس شرکت ارسال می‌شود. پس از تأیید رئیس، تمامی واریزی‌ها صورت می‌گیرد.
مشاوره نحوه تنظیم فرم تسویه حساب پرسنلی توسط مجموعه ما
همان طور که می‌دانید، تسویه حساب پرسنلی یک فعالیت حقوقی است. اگر اشتباهی در این بین به وجود بیاید یا فرم تسویه حساب به درستی تنظیم نشود، می‌تواند مشکلات بسیاری را با خود به همراه داشته باشد. از این رو، توصیه می‌شود که از شرکت‌های مربوطه که در این زمینه به فعالیت می‌پردازند، برای تنظیم فرم تسویه حساب پرسنلی اصولی کمک بگیرید تا بتوانید با توجه به آن، تسویه حساب پرسنل خود را در چارچوب قانون انجام دهید.
دریافت یک مشاوره در این زمینه می‌تواند بسیار سودمند باشد و از بروز اتفاقات ناشی از تنظیم فرم‌های خارج از چارچوب قوانین و استاندارد جلوگیری کند. همچنین این کار می‌تواند منجر به صرفه‌جویی در بودجه شما نیز شود و از پرداخت هزینه‌های قانونی منجر به تسویه حساب‌های نادرست جلوگیری کند.
کلام آخر
در این مطلب به هر آنچه که باید درمورد تسویه حساب و فرم تسویه حساب پرسنلی بدانید، اشاره کردیم. شما می‌توانید به عنوان یک کارفرما با داشتن یک فرم تسویه حساب، تمامی اطلاعات مربوط به واریزی خود را ثبت کنید. از سویی دیگر، با دانستن مراحل تسویه حساب می‌توانید به درستی این رویه را انجام دهید و در نهایت، بخش مالی منظمی را در مجموعه خود داشته باشید.
از آنجایی که باید تدوین فرم تسویه حساب پرسنلی و انجام آن در چهارچوب قوانین و مقررات خاصی باشد، بهتر است که قبل از هر چیزی با یک مؤسسه آگاه در این حوزه مشورت کنید تا از قانونی بودن کامل روال پرداخت مطمئن شوید. در این خصوص می‌توانید از مشاوره‌ها و کمک‌های مجموعه ما بهره‌مند شوید.
درصورتی‌که شما هم قصد ثبت درخواست تنظیم قرارداد پرسنلی توسط متخصصین مجموعه ما را دارید کافی است که از طریق بخش ثبت درخواست در سایت صبا مشاور تنها در چند دقیقه درخواست خود را به ثبت برسانید تا متخصصین ما در کوتاه‌ترین زمان ممکن با شما تماس گرفته و فرم تسویه حساب پرسنلی را به شما ارائه می‌دهند.
