درخواست ابلاغی از سوی شرکت‌ها و سازمان‌ها به کارکنان خود است. پرونده‌های پرسنلی، جامع‌ترین منبع اطلاعاتی کارکنان هستند. این پرونده‌ها به‌عنوان یکی از ابزارهای مؤثر برای مدیران به‌حساب می‌آیند؛ ازاین‌جهت مدیران به‌راحتی می‌توانند به اطلاعات پرسنل خود دسترسی پیدا کنند. پرونده‌های پرسنلی پس از ثبت با روش دستی یا مکانیزه، در قسمت امور اداری شرکت‌ها و سازمان‌ها، بایگانی خواهند شد. اهمیت بالا پرونده‌های پرسنلی موجب شده تا امروزه از اصول خاصی برای تنظیم آن‌ها استفاده شود. در ادامه ضرورت تشکیل پرونده‌های پرسنلی را بررسی می‌کنیم. همچنین اصول اساسی تنظیم این پرونده‌ها را شرح خواهیم داد.
لزوم و ضرورت تشکیل پرونده پرسنلی
منابع انسانی در هر سازمان، اهمیت بسیار زیادی دارد. یکی از فرایندهای مربوط به منابع انسانی سازمانی، تنظیم پرونده پرسنلی است. پرونده پرسنلی به‌عنوان صندوق اسرار کارکنان یک شرکت یا سازمان شناخته می‌شود. هرکدام از کارکنان، یک پرونده پرسنلی انحصاری دارند. در این پرونده تمامی اطلاعات شغلی و خانوادگی آن‌ها به چشم می‌خورد.
این اطلاعات به طور دقیق جمع‌آوری می‌شوند و در قسمت بایگانی شرکت‌ها و سازمان‌ها نگهداری خواهند شد. یکی از دلایل تشکیل پرونده پرسنلی، برقراری ارتباط کارفرمایان با کارکنان خود است. بدین ترتیب کارفرمایان می‌توانند با کارکنان خود ارتباط بهتر و مؤثرتری برقرار کنند.
در واقع پرونده پرسنلی، ابزاری مؤثر برای کارفرمایان است که با استفاده از آن، مسئولیت‌پذیری کارکنان را به آن‌ها یادآوری کنند. همچنین کارکنان در برابر اطلاعات پرونده پرسنلی خود باید پاسخگو باشند. پرونده‌های پرسنلی مدارک جامعی هستند که می‌توان از آن‌ها در مراحل قانونی استفاده کرد. شایان‌ذکر است که تشکیل پرونده پرسنلی تنها مختص به کارکنان نیست.
بلکه تمام منابع انسانی حاضر در شرکت‌ها و سازمان‌ها نظیر مدیران، سرپرستان، کارشناسان و … باید نسبت به تشکیل پرونده پرسنلی اقدام کنند. پرونده‌های پرسنلی به دو صورت سنتی و مکانیزه جمع‌آوری می‌شوند که در ادامه آن‌ها را بررسی می‌کنیم.
نحوه تنظیم پرونده پرسنلی
تنظیم پرونده پرسنلی به دو صورت سنتی و مکانیزه صورت می‌گیرد. روش سنتی که با عنوان روش دستی نیز شناخته می‌شود، برای سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک کارآمد خواهد بود. در این روش برای هرکدام از کارکنان یک پرونده کاغذی تشکیل می‌شود. به همین دلیل برای سازمان‌هایی با تعداد کارکنان زیاد، مناسب نیست.
روش دستی موجب اتلاف وقت کارکنان و مصرف بالای کاغذ می‌شود. همچنین جستجوی پرونده‌های پرسنلی دشوار خواهد بود؛ به همین دلیل می‌توان گفت که روش دستی معایب بسیار زیادی دارد. این امر باعث به‌وجودآمدن روش جدیدی به نام روش مکانیزه شد.
در این روش، تشکیل پرونده پرسنلی برای هرکدام از کارکنان، در نرم‌افزارهای مخصوص انجام می‌گیرد. در این نرم‌افزارها برای هر پرسنل، یک پروفایل جداگانه در نظر گرفته می‌شود. اطلاعات ثبت شده در این نرم‌افزارها قابل تغییر هستند و می‌توان اطلاعات جدیدی را نیز به آن‌ها اضافه کرد.
همچنین پرونده پرسنلی کارکنان اخراج شده و بازنشستگان، در نرم‌افزار مخصوصی بایگانی می‌شوند. از جمله مزایای این روش، می‌توان به عدم نیاز به کاغذ و کاهش اتلاف وقت اشاره کرد. این روش همچنین تعداد کارکنان لازم برای تنظیم پرونده‌های پرسنلی را نیز کاهش می‌دهد.
اصول مهم در تنظیم پرونده پرسنلی
پرونده‌های پرسنلی اهمیت بسیار زیادی برای سازمان‌ها دارند. یکی از اصول مهم هنگام تنظیم پرونده پرسنلی، بی‌نقص بودن آن‌ها است. بدین منظور متصدی مربوطه، چک‌لیستی را از نقصی‌های پرونده تهیه می‌کند. کارکنان نیز موظف‌اند که نسبت به تکمیل مدارک ناقص در چک‌لیست‌ها اقدام کنند. همچنین در ابتدا پرونده پرسنلی، یک خلاصه پرونده به چشم می‌خورد.
خلاصه پرونده، در واقع اطلاعات ضروری و مهم نظیر نام و نام خانوادگی پرسنل، شماره تماس آن‌ها و کد پرسنلی است. مدارک در پرونده‌های پرسنلی باید به ترتیب خاصی بایگانی شوند. به‌گونه‌ای که در ابتدا مدارک شناسایی و سپس مدارک تحصیلی و پس از آن، سایر مدارک پرسنلی قرار خواهند گرفت.
از اصول دیگر تشکیل پرونده پرسنلی، قرارگیری تمام وثیقه‌های پرسنلی است. این وثیقه‌ها به‌عنوان ضمانت از کارکنان گرفته می‌شوند و باید در پرونده پرسنلی قرار گیرند. همچنین چک‌لیست تمام اموالی که در ابتدای ورود کارکنان به آن‌ها واگذاری شده است نیز، در پرونده پرسنلی آن‌ها به چشم می‌خورد.
ثبت فرم‌های ارزیابی ماهانه و سالانه کارکنان جهت تمدید قرارداد آن‌ها باید از دیگر اصول تنظیم پرونده‌های پرسنلی است. توجه به جزئیات و اصول دقیق تشکیل پرونده‌های پرسنلی اهمیت بسیار زیادی دارد. این امر دسترسی کارفرمایان به تمام اطلاعات پرسنل را، آسان‌تر می‌سازد.
مدارک بایگانی شده در پرونده پرسنلی
قسمتی از پرونده‌های پرسنلی به مستندات بایگانی شده اختصاص دارد. مدارک مربوط به شرح وظایف کارکنان، از جمله مستندات بایگانی شده در هنگام تنظیم پرونده پرسنلی هستند. گزارش مأموریت‌ها و فرم‌های ثبت مرخصی کارکنان نیز در قسمت بایگانی پرونده آن‌ها به چشم می‌خورد. شایان‌ذکر است که مستندات بایگانی شده به‌هیچ‌عنوان از بین نمی‌روند. این مستندات به‌عنوان مدرک در مراحل قانونی مورداستفاده قرار می‌گیرند.
اگر کارکنان به دلیل بیماری مرخصی استعلاجی گرفته باشند، مدارک پزشکی مربوطه و همچنین برگه استعلاجی در پرونده آن‌ها بایگانی می‌شوند. تمام قراردادهای انعقاد شده از ابتدا فعالیت کارکنان، به‌عنوان مستندات بایگانی در پرونده پرسنل به چشم می‌خورند. از دیگر مدارک بایگانی شده در پرونده پرسنلی می‌توان به تشویق‌ها، تنبیه‌ها، فرم‌های ابلاغی از امور اداری و … اشاره کرد. همچنین اگر حوادث غیرمترقبه در سازمان‌ها باعث آسیب کارکنان شود، تمامی مدارک طول درمان، نامه‌های ارسالی به اداره کار و … بایگانی خواهند شد.
نمونه پرونده پرسنلی
مدارک موجود در تمام پرونده‌های پرسنلی، مشابه یکدیگر است. برای نخستین صفحه تنظیم پرونده پرسنلی، باید مدارک شناسایی کارکنان و اعضا خانواده آن‌ها قرار گیرد. ازاین‌جهت کپی تمام صفحات شناسنامه کارکنان، همسر و فرزندان آن‌ها در صفحه اول پرونده پرسنلی به چشم می‌خورد. قرارگیری کپی کارت ملی کارکنان و اعضا خانواده آن‌ها نیز در پرونده پرسنلی ضروری است.
کارت خدمات یا کارت معافیت کارکنان نیز از دیگر مدارک مهم در پرونده آن‌ها است. همچنین اگر معافیت به دلیل پزشکی باشد، باید مدارک مربوطه نیز در پرونده قرار بگیرد. آخرین مدرک تحصیلی کارکنان نیز به‌صورت اصل و کپی، از دیگر مدارک مهم پرونده پرسنلی هستند.
در برخی از نمونه‌های پرونده پرسنلی، سند ازدواج نیز به چشم می‌خورد. اما باید بدانید که الزامی به قرارگیری آن در پرونده نیست. در اکثر پرونده‌های پرسنلی، حداکثر ۶ قطعه عکس نیز به چشم می‌خورد. از دیگر مدارکی که برای تشکیل پرونده پرسنلی الزامی است، گواهی سلامت کارکنان خواهد بود.
گواهی سلامت در دو نسخه به متصدی پرونده تحویل داده می‌شود. یک نسخه از این گواهی در پرونده پرسنلی قرار می‌گیرد و نسخه دیگر در واحد بهداشت شرکت، بایگانی خواهد شد. همچنین در پرونده‌های پرسنلی، شماره کارتی به‌منظور واریز حقوق کارکنان قرار داده می‌شود.
درخواست تنظیم پرونده پرسنلی توسط کارفرمایان
درخواست تنظیم پرونده پرسنلی، توسط شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی و خصوصی انجام می‌گیرد. کارفرمایان درخواست تنظیم پرونده‌های پرسنلی را به قسمت امور اداری اطلاع می‌دهند. متصدیان امور اداری نیز چک‌لیست کاملی از مدارک موردنیاز را در اختیار کارکنان قرار می‌دهند تا هر چه سریع‌تر مدارک خود را به امور اداری تحویل دهند. پس از آن، متصدیان شماره پرسنلی هر فرد را بر روی پرونده آن‌ها نصب می‌کنند.
پس از این که متصدیان مدارک را جمع‌آوری کردند، یک فهرست کامل از اطلاعات درون پرونده را در صفحه اول آن قرار خواهند داد. لازم به ذکر است که شماره‌گذاری اطلاعات، از مهم‌ترین مراحل تهیه فهرست پرونده است. این امر موجب می‌شود تا دسترسی به اطلاعات راحت‌تر انجام گیرد. در نهایت پرونده‌ها بایگانی شده و به طور دقیق از آن‌ها نگهداری می‌شود.
نتیجه‌گیری
تنظیم پرونده پرسنلی، یکی از مهم‌ترین فرایندهای ثبت منابع انسانی در شرکت‌ها است. تشکیل پرونده برای هر پرسنل، توسط امور اداری سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی و خصوصی انجام می‌گیرد. پرونده‌های پرسنلی، به‌صورت انحصاری برای هرکدام از کارکنان تنظیم می‌شود. در این پرونده‌ها اطلاعات کاملی شامل مدارک شناسایی، مدارک تحصیلی، قراردادهای اداری و … به چشم می‌خورد. پرونده‌های پرسنلی به دو صورت سنتی و مکانیزه تنظیم می‌شوند که امروزه روش مکانیزه طرف‌داران بیشتری دارد. در روش مکانیزه از نرم‌افزارهای مخصوصی استفاده می‌شود که می‌توانند تمام اطلاعات کارکنان را بایگانی کنند.
درصورتی‌که شما هم قصد ثبت درخواست تنظیم قرارداد پرسنلی توسط متخصصین مجموعه ما را دارید کافی است که از طریق بخش ثبت درخواست در سایت صبا مشاور تنها در چند دقیقه درخواست خود را به ثبت برسانید تا متخصصین ما در کوتاه‌ترین زمان ممکن با شما تماس گرفته و مشاوره تتظیم پرونده پرسنلی را به شما ارائه دهند.
